Så hanterar vi dina uppgifter

Två föreningar med gemensam styrelse är gemensamt personuppgiftsansvariga för behandlingen på webbplatsen:

• Bäckstugan-Odensåkers Vägsamfällighet (org.nr 717905-7364), för vägen och sommarsophämtningen.
• Odensåkers Samfällighetsförening (org.nr 717915-9632), för vattenanläggningen.

Alla fastigheter i området är medlemmar i vägsamfälligheten; de som är anslutna till vattenanläggningen är också medlemmar i vattensamfälligheten. Du kan vända dig till vilken som helst av föreningarna med frågor om dina uppgifter: styrelsen, eller den administratör som godkände ditt konto, svarar för båda.

• Namn, gatuadress, postnummer och ort, e-postadress och telefonnummer.
• Uppgifter om fastigheten och medlemskapen: fastighetsbeteckning, andelstal i vägsamfälligheten, om fastigheten är ansluten till vattenanläggningen, har lån kvar på den och använder sommarsophämtningen. De styr vad hushållet faktureras för.
• Om du valt e-faktura via Kivra: ditt personnummer, krypterat, bara tills det har förts in i fakturasystemet Spiris (som behöver det för Kivra). Det raderas här då, och senast efter 90 dagar om det inte förts över. Administratörerna ser bara att ett nummer väntar, inte siffrorna.
• Lösenord, lagrat som ett oåterkalleligt hashvärde som ingen kan läsa.
• Dina vattenmätarställningar och när du rapporterade dem.
• Fakturor från båda föreningarna: vattenförbrukning, vägavgift efter andelstal, sommarsophämtning och lån på vattenanläggningen, med belopp, fakturanummer och om fakturan har skickats och betalats.
• En händelselogg: inloggningar, ändringar av mätarställningar och andra åtgärder, med tidpunkt, IP-adress och webbläsare. Du ser dina egna händelser under Mitt konto.
• E-post som webbplatsen skickat till dig (påminnelser, fakturor) sparas i en logg.

• Vattenavräkning och fakturering: för att fördela vattensamfällighetens vattenkostnad mellan hushållen enligt stämmans beslut. Rättslig grund: fullgörande av avtalet med dig som medlem och föreningens berättigade intresse.
• Vägsamfällighetens avgifter: vägavgiften efter andelstal enligt debiteringslängden och fördelningen av sommarsophämtningen. Rättslig grund: lagen om förvaltning av samfälligheter och avtalet med dig som medlem.
• Bokföring: fakturor måste sparas i sju år enligt bokföringslagen. Rättslig grund: rättslig förpliktelse.
• Säkerhet och spårbarhet: loggen gör det möjligt att se vem som ändrat vad, upptäcka intrångsförsök och reda ut oklarheter om en avläsning. Rättslig grund: berättigat intresse.
• Påminnelser: e-post inför varje avläsning och när en faktura är klar. Rättslig grund: avtalet med dig som medlem.

Uppgifterna används inte för något annat, delas inte vidare och säljs aldrig.

Du ser dina egna uppgifter, mätarställningar och fakturor. Föreningens administratörer ser alla medlemmars uppgifter för att kunna sköta avläsning och fakturering. Andra medlemmar ser inte dina uppgifter.

Följande företag är personuppgiftsbiträden med avtal som följer GDPR. Uppgifterna lagras inom EU.

• Ditt konto och dina uppgifter: så länge du är medlem och har ett konto.
• Fakturor: 7 år från räkenskapsårets slut (bokföringslagen). De tas aldrig bort av webbplatsen.
• När du flyttar inaktiverar administratören ditt konto. 12 månader senare tas namn, e-post och postadress bort automatiskt. Fakturor och mätarställningar för fastigheten finns kvar men kan inte längre kopplas till dig. Du kan be om att det görs direkt.
• En registrering som avvisas raderas helt efter 12 månader.
• Händelseloggen och e-postloggen: 3 år.
• Säkerhetskopior: 12 månader, krypterade.

• Se dina uppgifter: det mesta ser du direkt under Mitt konto och på översikten. Vill du ha ett fullständigt utdrag kontaktar du en administratör.
• Rätta: byt e-post och lösenord själv under Mitt konto; adress och namn ändrar administratören åt dig.
• Bli raderad: kontakta en administratör. Namn, e-post och postadress tas bort; fakturor och mätarställningar måste sparas enligt bokföringslagen.
• Klaga: du kan alltid vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

Webbplatsen använder en enda kaka, den som håller dig inloggad. Den innehåller bara en slumpmässig kod och tas bort när du loggar ut eller efter 30 dagar. Ingen spårning, inga kakor från andra företag.